Eine Arbeitsordnung erstellen

Arbeitsstundenplan

Die Arbeitsordnung muss die im Unternehmen geltenden Arbeitszeiten enthalten. Sie müssen Ihre Arbeitnehmer informieren über:

• die regelmäßigen Arbeitszeiten,
• die Arbeitszeiten von Teilzeitarbeitnehmern,
• die Arbeitszeiten von aufeinanderfolgenden Schichten,
• die flexiblen Arbeitszeiten,
• die Tage und Stunden, an denen das Unternehmen für Arbeitnehmer geöffnet ist, die außerhalb des Unternehmens arbeiten.

Methode zur Kontrolle der Arbeitszeit

Sie können eine Stechuhr aufstellen oder einen festen Zeitplan verwenden. Auf diese Weise kontrollieren Sie die Anzahl der Stunden, die Ihr Arbeitnehmer leistet, und ermitteln so die Besoldung. Die von Ihnen gewählte Methode muss in der Arbeitsordnung festgelegt sein.

Die Art und Weise, wie Sie Ihre Arbeitnehmer bezahlen

Als Arbeitgeber können Sie selbst bestimmen, wie die Löhne Ihrer Arbeitnehmer gezahlt werden. Sie müssen sie jedoch im Voraus in der Arbeitsordnung festlegen, damit Ihre Arbeitnehmer Bescheid wissen. Geben Sie auf jeden Fall Folgendes an:

• die Zahlungsweise des Lohns: per Banküberweisung, Barzahlung etc.
• den Zahlungszeitraum: z. B. am Anfang oder am Ende des Monats,
• den Zahlungsort.

Kündigungsfristen und -gründe für die fristlose Kündigung eines Arbeitsvertrags ohne vorherige Kündigung oder Entschädigung

Die Arbeitsordnung muss deutlich angeben:

• welche Kündigungsfrist für die Arbeitnehmer besteht, und
• welche dringenden Gründe bestehen, bei denen der Arbeitsvertrag ohne vorherige Ankündigung oder Vergütung gekündigt werden kann.

Sanktionen

Die Arbeitsordnung muss Ihre Arbeitnehmer über die Sanktionen informieren, die Sie im Unternehmen anwenden. Wenn diese Sanktionen nicht korrekt genannt werden, können Sie sie später nicht mehr geltend machen, wenn Sie einen Arbeitnehmer für einen Fehler bestrafen müssen.

Informationen über die Organisation der Ersten Hilfe in Ihrem Unternehmen

Die Arbeitsordnung muss festlegen, wie die Erste Hilfe in Ihrem Unternehmen organisiert ist:

• der Ort, an dem die Person auffindbar ist, die Erste Hilfe leisten kann,
• der Ort, an dem sich der Erste-Hilfe-Kasten befindet, und
• die Namen der Ärzte, die Sie im Falle eines Arbeitsunfalls bestellt haben.

Jährliche Urlaubs- und Feiertage

In der Arbeitsordnung muss Ihre Regelung für den Jahresurlaub angegeben werden:

• die Dauer des Jahresurlaubs,
• die Bedingungen für die Gewährung des Urlaubs (wenn Sie nichts Bestimmtes haben, beachten Sie bitte die Gesetzestexte über den Jahresurlaub),
• die Daten des kollektiven Jahresurlaubs, wenn Ihr Unternehmen dies vorschreibt.

Daten der Dienste zum Schutz der Arbeitnehmer

Die Inspektion für die Überwachung des Sozialrechts sorgt für die ordnungsgemäße Anwendung der Gesetze und Vorschriften. Die Arbeitsordnung muss festlegen, welche Inspektionsdienste für Ihr Unternehmen zuständig sind.

Um zu erfahren, welchem Dienst Ihr Unternehmen angehört, konsultieren Sie die Liste der Direktionen des FÖD Beschäftigung, Arbeit und Soziale Konzertierung.

Kollektive Arbeitsabkommen und Einigungen

Erwähnen Sie das kollektive Arbeitsabkommen und/oder die kollektiven Einigungen in Ihrem Unternehmen in der Arbeitsordnung. Sie müssen Ihre Arbeitnehmer über eventuelle Änderungen informieren.

Aushang der Arbeitsordnung

Händigen Sie Ihren Arbeitnehmern die Arbeitsordnung aus und halten Sie immer eine Kopie bereit. Andernfalls sind Ihre Arbeitnehmer nicht an die Bestimmungen der Ordnung gebunden.

Sie müssen jederzeit in der Lage sein, die Arbeitsordnung einzusehen:

• Geben Sie ihnen bei ihrem Dienstantritt eine Kopie der Arbeitsordnung.
• Während der Arbeitszeit: Hängen Sie die Arbeitsordnung an einem sichtbaren und zugänglichen Ort aus.

Was muss ein Arbeitsvertrag enthalten?

Identifikation der Parteien

Der Arbeitsvertrag muss die folgenden Angaben enthalten:

• den Namen und die Adresse von Arbeitgeber und Arbeitnehmer, und
• die Adresse des Arbeitsplatzes.

Arbeitsstundenplan

Der Arbeitsvertrag muss außerdem die folgenden Angaben enthalten:

• das Anfangsdatum und evtl. das Enddatum der Beschäftigung (falls zeitlich begrenzt), und
• die Laufzeit und die Arbeitszeiten.

Aufgabenbeschreibung

Geben Sie die Aufgaben an, die der Arbeitnehmer ausführen muss.

Art des Arbeitnehmers

Geben Sie die Art des Arbeitnehmers an, den Sie einstellen möchten: Angestellter, Arbeiter, Student, Lehrling etc.

Definition der Besoldung

Die Besoldung ist ein wesentlicher Bestandteil eines Arbeitsvertrages. Sie bestimmen die Höhe des Lohns: Es kann ein fester Monatsbetrag oder ein Stunden- oder Akkordlohn sein.

Die Besoldung kann mehrere Elemente umfassen, wie beispielsweise den Lohn selbst oder die Fahrtkosten. Die vollständige Liste hängt von der Art des Arbeitgebers und dem Vertrag ab.

Lohn

Die Löhne sind gemäß der Tätigkeitsbranche festgelegt: Sie werden durch kollektive Arbeitsabkommen (KAA) festgelegt. Wenn das kollektive Arbeitsabkommen einen Mindestlohn vorschreibt, können Sie in einem individuellen Arbeitsabkommen keinen niedrigeren Lohn vorschreiben.

Der Nationale Arbeitsrat hat zudem ein garantiertes Mindesteinkommen festgelegt. Dazu gehören auch Auszahlungen im Laufe des Jahres, wie z. B. ein 13. Monatsgehalt oder eine Jahresendprämie. Die vollständige Liste der Beträge hängt von der Art des von Ihnen eingestellten Arbeitnehmers ab.

Alle Beträge pro Paritätischer Kommission finden Sie auf der Seite „Mindestlöhne“ (FÖD Beschäftigung, Arbeit und Soziale Konzertierung).

Fahrtkosten

Der Arbeitgeberanteil an den Beförderungskosten hängt von der Beförderungsart des Arbeitnehmers ab.

• Eisenbahnen: Die Beteiligung des Arbeitgebers ist obligatorisch – die zurückgelegte Strecke spielt keine Rolle.
• Öffentliche Verkehrsmittel außer dem Zug: Ihre Beteiligung als Arbeitgeber ist ab 5 km obligatorisch.
• Privatfahrzeug: Die Beteiligung des Arbeitgebers ist nicht obligatorisch, aber es kann sein, dass eine Vergütung auf Branchen- oder Unternehmensebene festgelegt wurde.

Um die Höhe der Arbeitgeberbeiträge einzusehen, besuchen Sie die Seite „Arbeitgeberbeitrag“ (FÖD Beschäftigung, Arbeit und Soziale Konzertierung).

Was muss auf dem Lohnzettel stehen?

Identifizierung

Name und Adresse des Arbeitgebers, Nachname und Vorname des Arbeitnehmers sowie Identifikation des Arbeitnehmers beim Arbeitgeber.

Zeitraum

Der Zeitraum, der durch den Lohnzettel abgedeckt wird. Oft ist dies ein Monat, z. B. für Angestellte, Zeitarbeitnehmer, Studenten etc. Sie können auch wöchentliche oder tägliche Lohnzettel ausstellen.

Erbrachte Leistungen

Auf dem Lohnzettel müssen die von Ihrem Arbeitnehmer erbrachten Leistungen aufgeführt sein. Er muss auch die Einheiten enthalten: Stunden, Tage, Monate, Stücke etc.

Basislohn

Der Grundlohn, unabhängig von der Einheit, in der Sie den Lohn ermitteln (Monatslohn, Stundenlohn, Akkordarbeit, Aufgabenlohn etc.). 

Bruttolohn

Der Bruttobetrag, der im Vertrag des Arbeitnehmers steht, indexiert (gesetzliche Verpflichtung) und erhöht (abhängig von Arbeitsvertrag, KAA, Dienstalter usw.).

Geschuldeter Betrag

Die fälligen Bargeldbeträge (ohne Vorteile: Auto, PC usw.):

• für die geleistete Arbeit,
• als Zusatzlohn für Überstunden,
• für die Feiertage und die Tage der Ausgleichsruhe,
• in Übereinstimmung mit den gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen zur Lohnfortzahlung im Falle einer Aussetzung der Vertragserfüllung, und
• Prämien etc.

Naturalbezüge

Naturalbezüge gelten als Lohn und zählen mit in die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge. Sie werden so genau wie möglich auf ihren tatsächlichen Wert oder auf der Grundlage eines Pauschalbetrags geschätzt.

Einbehaltungen für die Sozialversicherung

Der persönliche Beitrag des Arbeitnehmers zur sozialen Sicherheit (LSS), berechnet auf den Bruttobetrag. Sie ist Teil der Berechnung der Beiträge in der DmfA-Meldung.

Nicht sozialabzugsfähige Beträge

Nennt die Ermäßigungen für den persönlichen Beitrag, die nicht an das LSS gezahlt werden müssen (z. B. Arbeitsbonus).

Steuerpflichtiger Betrag

Nennt den Bruttobetrag - den persönlichen Beitrag + Ermäßigungen wie z. B. den Arbeitsbonus.

Betrag des Berufssteuervorabzugs

Wiederaufnahme des Berufssteuervorabzugs. Diese wird auf der Grundlage des steuerpflichtigen Betrags, der Familiensituation des Arbeitnehmers usw. ermittelt. Um den Berufssteuervorabzug Ihrer Arbeitnehmer zu berechnen, verwenden Sie die Schlüsselformel auf der Website des FÖD Finanzen oder bitten Sie Ihren Buchhalter um Hilfe.

Nicht steuerpflichtige Beträge

Bestimmte Beträge unterliegen nicht dem Berufssteuervorabzug (siehe Schlüsselformel oben).

Gewährter Nettobetrag

Der gewährte Nettobetrag = steuerpflichtiger Betrag - Berufssteuervorabzug (+ nicht steuerpflichtige Beträge).

Sonderbeitrag für die soziale Sicherheit

Zusätzlich zu den normalen Sozialversicherungsbeiträgen zahlen die Arbeitnehmer einen Sonderbeitrag. Dies hängt von der Höhe des Lohns des Arbeitnehmers und seiner familiären Situation ab. Die Höhe des Beitrags wird grundsätzlich auf der Grundlage des jährlich zu versteuernden Einkommens der Familie festgelegt. Die Steuerverwaltung wird die endgültige Abrechnung dieses Beitrags bei der Berechnung des Einkommens des Steuerpflichtigen vornehmen. Die an das LSS gezahlten Beträge sind daher als Vorschüsse zu betrachten, die von dem jährlich fälligen Betrag abgezogen werden.

Verschiedene Beträge

Die Beträge, die Sie abziehen müssen, sind:

• Vorschüsse,
• persönliche Teilnahme an den Mahlzeitschecks,
• persönliche Teilnahme an den Naturalbezügen (z. B. Smartphone),
• die in der Arbeitsordnung vorgesehenen Sanktionen,
• die Übertragung und Beschlagnahme der Vergütung, und
• Kostenerstattung: Reisen, Telearbeit etc.

In bar zu zahlender Nettobetrag

Nennt den Betrag, der tatsächlich an den Arbeitnehmer ausgezahlt wird.

Gefahrenverhütung und Schutz bei der Arbeit

Als Arbeitgeber sind Sie für die Sicherheit Ihrer Arbeitnehmer zuständig. Sie müssen Gefahrenverhütungsmaßnahmen in den folgenden Bereichen ergreifen:

• Sicherheit bei der Arbeit
• Psychosoziale Risiken
• Hygiene bei der Arbeit
• Ergonomie
• Arbeitsmedizinische Versorgung

Benötigen Sie einen Gefahrenverhütungsberater?

In Unternehmen mit weniger als 20 Arbeitnehmern können Sie selbst für die Gefahrenverhütung verantwortlich sein. Für den medizinischen Aspekt der Gefahrenverhütung müssen Sie einen Betriebsarzt zurate ziehen.

Die Aufgaben eines Gefahrenverhütungsberaters sind vielfältig und äußerst divers. Auf Wunsch können Sie einen oder mehrere externe Berater hinzuziehen. Wählen Sie aus der Liste der zugelassenen Dienstleister (auf französisch) und schließen Sie einen Vertrag mit dem Dienst für Gefahrenverhütung Ihrer Wahl.

Wie viel kostet das?

Die Kosten für einen externen Dienst für Gefahrenverhütung werden auf der Grundlage der Haupttätigkeit und der Größe Ihres Unternehmens berechnet. Der FÖD Beschäftigung, Arbeit und Soziale Konzertierung verfügt über eine Tabelle mit den obligatorischen Mindesttarifen.

Eine Arbeitsunfallversicherung abschließen

Sie müssen Ihre Arbeitnehmer gegen Arbeitsunfälle und Unfälle auf dem Weg von und zur Arbeit versichern. Die Versicherung müssen Sie bei einem zugelassenen Versicherer abschließen.

Fedris, die Föderalagentur für Berufsrisiken, besitzt eine Liste mit den zugelassenen Arbeitsunfallversicherern.

Wie viel kostet das?

Jeder Versicherungsgesellschaft steht es frei, ihre eigenen Tarife festzulegen. Der Prämientarif hängt stark von den Risiken in den einzelnen Branchen ab. Es ist am besten, einige von ihnen zu kontaktieren, um das Angebot zu finden, das am besten Ihren Bedürfnissen entspricht.

Aktualisierung Ihre Berufsversicherungen

Stellen Sie jemanden neu ein? Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Versicherer, um Ihre Verträge anzupassen.

Überprüfung Ihrer Zugehörigkeit zu einem Finanzamt

Sie müssen Steuern (im Voraus) auf den von Ihnen gezahlten Lohn zahlen: den Berufssteuervorabzug. Geben Sie den Betrag des Abzugs online über FinProf, einen Onlinedienst des FÖD Finanzen, an. Überprüfen Sie, ob Sie Zugang zu diesem Dienst haben.

Eine Arbeitserlaubnis für einen ausländischen Arbeitnehmer beantragen

Wenn Sie einen Arbeitnehmer beschäftigen wollen, der aus einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder aus Island, Norwegen, der Schweiz oder Liechtenstein kommt, brauchen Sie keine Arbeitserlaubnis zu beantragen.

Möchten Sie einen nicht europäischen Arbeitnehmer einstellen? In diesem Fall müssen Sie einen Antrag stellen, um einen ausländischen Arbeitnehmer einstellen zu dürfen.

Zugang zu den Diensten der Sozialen Sicherheit beantragen

Wenn Sie einen oder mehrere Arbeitnehmer eingestellt haben, müssen Sie eine Reihe von Meldungen für sie vornehmen. Fast alle Meldungen und Erklärungen verlaufen über das Internet. Deshalb brauchen Sie Zugang zu den Onlinediensten der sozialen Sicherheit. Erstellen Sie hier ein Benutzerkonto auf ichmöchteeinstellen.be, um einfach Zugang zu den Diensten der sozialen Sicherheit zu erhalten.

Als Arbeitgeber anmelden

Werden Sie zum ersten Mal Arbeitgeber? Dann müssen Sie sich beim LSS melden. Die Angabe wird über Wide, einen Onlinedienst auf der Portalsite der Sozialen Sicherheit vorgenommen. Sobald das Verfahren abgeschlossen ist, erhalten Sie Ihre LSS-Nummer, die Sie als Arbeitgeber identifiziert.

Dimona

Als Arbeitgeber müssen Sie Ihren Arbeitgeber melden, bevor er seine Arbeit aufnimmt. Die Angabe wird über die Unmittelbare Beschäftigungsmeldung (Dimona) vorgenommen. Falls eine Kontrolle durchgeführt wird, entspricht dann alles den Vorschriften.

Melden Sie sich beim Onlinedienst Dimona auf dem Portal der sozialen Sicherheit an, um den Dienstantritt Ihres Arbeitnehmers anzugeben. Dimona existiert auch in einer mobilen Version.

Eine Bank

Ihr Bankier kann Ihnen sicherlich helfen. Er oder sie kennt Ihr Unternehmen bereits gut, und sie haben schon gemeinsam den Finanzplan ausgearbeitet. Ihr Bankier hat also die richtige Erfahrung, um Ihnen gute Ratschläge zu geben, wenn Sie darüber nachdenken, einen Arbeitnehmer einzustellen.

Ein Buchhalter

Sie können Ihre Personalverwaltung einem Buchhalter anvertrauen. Fragen Sie ihn, ob er Ihre Lohnzettel ausstellen oder Ihre Meldungen für die Sozialversicherung ausfüllen kann. Bitte beachten Sie: Sie bleiben für die Meldungen, die Ihr Buchhalter ausführt, verantwortlich.

Nicht alle Buchhalter kümmern sich um die Personalverwaltung. Besprechen Sie diese Möglichkeit also unbedingt mit Ihrem Buchhalter.

Wie viel kostet das?

Buchhaltern steht es frei, ihre Tarife festzulegen.

Ein zugelassenes Sozialsekretariat

Ein zugelassenes Sozialsekretariat (ZSS) (auf Französisch) kann Ihnen bei den folgenden Aufgaben behilflich sein:

• Lohnverwaltung in Ihrem Namen: monatliche Berechnung der Vergütungen, Meldung und Berechnung der Beiträge für die Finanzverwaltung und für die Soziale Sicherheit (LSS), Versand der Sozialdokumente an Ihre Arbeitnehmer,
• die Erhebung von Sozialversicherungsbeiträgen und des Berufssteuervorabzugs,
• die genaue und korrekte Übermittlung von Daten an die belgischen Behörden in Ihrem Namen,
• einen Berater für Gefahrenverhütung und Schutz am Arbeitsplatz sowie für die Arbeitsunfallversicherung zur Verfügung stellen.

Liste der Sozialsekretariate

Sehen Sie sich die Liste auf der Website der Vereinigung der Sozialsekretariate (auf Französisch) an.

Wie viel kostet das?

Jedem Sozialsekretariat steht es frei, seine eigenen Preise festzulegen. Holen Sie also am besten mehrere Angebote ein, um eine Auswahl treffen zu können.

Dienstleister

Dienstleister können Ihnen bei Ihrer Personalverwaltung helfen. Sie kümmern sich beispielsweise um die Erstellung Ihrer Lohnzettel, Ihrer DmfA-Meldungen etc.Im Gegensatz zu zugelassenen Sozialsekretariaten können Sie aber keine
Beiträge erheben.

Es gibt zwei Arten von Dienstleistern:

• Unternehmen, die Software für Ihr Personalverwaltung erstellen,
• Unternehmen, die sich selbst um die Verwaltung Ihres Personals kümmern.

Hinweis! Als Arbeitgeber bleiben Sie die abschließende Verantwortung für die Aufgaben Ihres Dienstleisters.

Wie viel kostet das?

Dienstleistern steht es frei, ihre Tarife festzulegen. Die Tarife richten sich nach den Leistungen, die sie für Sie erbringen müssen. Bitte nehmen Sie direkt Kontakt mit ihnen auf, um mehr zu erfahren.

Professionelle Organisationen

Professionelle Organisationen sind Experten auf ihrem Gebiet. Sie können Ihnen also eine Fülle von Ratschlägen und Informationen bieten, die perfekt an die Realität Ihrer Branche angepasst sind, und Sie zum Einstellungsverfahren beraten.

Regionale Kontaktstellen

Brüssel, Flandern und die Wallonie haben jeweils eine Agentur, die Sie in Ihrer Region als Unternehmer betreut. Sie sind Ihre Anlaufstelle, wenn Sie nach lokalen Subventionen oder Fördermitteln suchen, und bieten zudem kostenlose regionale Beratung bei der Personalanwerbung.

• Unternehmer in Brüssel? Info Hub Brussels (auf Französisch) hilft weiter.
• Unternehmer in Flandern? Die Flämische Agentur für Innovation und Unternehmertum VLAIO (Vlaams Agentschap Innoveren en Ondernemen) bietet Hilfe.
• Unternehmer in der Wallonie? 1890.be (auf Französisch) bietet Informationen.

Selbstständiger Helfer

Ein Helfer unterstützt oder ersetzt Sie gegebenenfalls, ohne an einen Arbeitsvertrag gebunden zu sein.

Eine Liste der Personen, die als Helfer in Frage kommen, finden Sie auf der Website des FÖD Wirtschaft.

Wie viel kostet das?

Im Prinzip haben Sie für einen selbstständigen Helfer keine zusätzlichen Kosten.

Leiharbeitnehmer

Benötigen Sie einen zeitweiligen Arbeitnehmer? Sie müssen kein Arbeitgeber werden, um einen Leiharbeitnehmer einzustellen. (Die Besonderheiten zu Leiharbeitnehmern finden Sie auf dem Portal der sozialen Sicherheit).

Die Leiharbeitsagentur stellt Arbeitnehmer gegen eine finanzielle Vergütung zur Verfügung. Sie enthält den Lohn des Leiharbeitnehmers, der nicht niedriger sein darf als der Lohn, den ein fest angestellter Arbeitnehmer in derselben Funktion erhalten würde. Hinzu kommen die Mehrkosten für die Dienste der Leiharbeitsagentur. Die Endabrechnung ist höher als die Lohnkosten eines festen Arbeitnehmers.
  
Der Einsatz eines Leiharbeitnehmers kann für eine kurzfristige Leistung oder zur Überprüfung, ob Ihr Unternehmen mit einer nachhaltigen Beschäftigung umgehen kann, interessant sein.

Worin unterscheidet sich ein Leiharbeitnehmer?

Die Leiharbeitsagentur stellt vorübergehend einen seiner Arbeitnehmer zur Verfügung. Es bleibt der einzige Arbeitgeber dieses Leiharbeitnehmers: Sie stellen den Arbeitnehmer folglich nicht selbst ein.

Wie viel kostet das?

Es entstehen zusätzliche Kosten, da die Leiharbeitsagentur die Personalverwaltung des Arbeitgebers übernehmen muss. Auch die Tätigkeit der Leiharbeitsagentur muss vergütet werden.